Karta Kontrolna Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS

Jakie dokumenty należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)

Kompletna lista weryfikacyjna plików finansowych i uchwał wymaganych do bezpłatnego zgłoszenia w rządowym systemie RDF dla spółek z o.o.

Wsparcie i narzędzia www.spolkazoo.online
👉
INSTRUKCJA (Zanim przejdziesz dalej):

Zaznaczaj kwadraciki (checkboxy) przy dokumentach poniżej, które już masz przygotowane. Na dole strony automatycznie wygeneruje się raport pokazujący dokładnie, czego jeszcze Ci brakuje!

Status kompletacji i zgodności prawnej: 0/7 gotowych
Wymóg formalny

Wszystkie dokumenty wysyłane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) muszą zostać podpisane cyfrowo przed rozpoczęciem procedury zgłoszenia.

Dopuszczalne metody: Profil Zaufany ePUAP (podpis zaufany), Kwalifikowany Podpis Elektroniczny lub Podpis Osobisty (e-dowód).
Zgłoszenie w PRS: Samo zgłoszenie w systemie podpisuje co najmniej jeden reprezentant ujawniony w KRS posiadający numer PESEL. Dokumenty finansowe załączane do wniosku muszą natomiast być podpisane przez pełny wymagany skład zarządu oraz osobę prowadzącą księgi.
Dane

Identyfikator rejestrowy spółki niezbędny do pobrania danych teleadresowych.

Gdzie znaleźć: W odpisie aktualnym KRS lub wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości.
Rola w systemie: Wpisanie poprawnego numeru KRS automatycznie uzupełnia nazwę firmy, formę prawną oraz siedzibę podmiotu. Chroni to przed wysłaniem dokumentów do niewłaściwej kartoteki.
Kluczowy plik XML

Strukturyzowany plik e-Sprawozdania (format .xml) sporządzony według schemy Ministerstwa Finansów.

How to sign: Można go bezpłatnie podpisać Profilem Zaufanym (ePUAP) za pomocą rządowego narzędzia na stronie podpisz.gov.pl.
Who signs: Osoba prowadząca księgi (księgowy/a) oraz **wszyscy** członkowie zarządu (brak możliwości podpisania tylko zgodnie z reprezentacją spółki – podpisać muszą bezwzględnie wszyscy aktualni członkowie zarządu na dany dzień).
⚠️ Kolejność podpisów: Każda kolejna osoba podpisuje ten sam plik XML (ściągany po podpisaniu przez poprzednią osobę i przekazywany dalej). Ostateczny plik wysyłany do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) musi zawierać strukturę podpisów wszystkich wymaganych osób.
Wymóg KSH (art. 231)

Uchwała Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (lub jedynego wspólnika) rozstrzygająca o zatwierdzeniu bilansu, RZiS oraz informacji dodatkowej.

Format: Plik PDF. Musi być podpisany elektronicznie (Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) przez wspólników.
Prawidłowe sformułowanie: Uchwała musi w swojej treści wprost odwoływać się do "rozpatrzenia" i "zatwierdzenia" sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, wskazując kwoty sumy bilansowej oraz wyniku finansowego netto.
💡 Wskazówka praktyczna: Zamiast wyodrębniać i dzielić dokumenty, możesz załączyć cały protokół ze Zgromadzenia Wspólników (jako jeden plik PDF zawierający komplet uchwał). W systemie Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) po prostu załączasz dokładnie ten sam plik protokołu wielokrotnie w odpowiednich polach wyboru dla poszczególnych uchwał.
Wymóg KSH (art. 231)

Dokument określający przeznaczenie wykazanego wyniku finansowego za ubiegły rok obrotowy.

Sposób załączenia: Cały protokół ze Zgromadzenia Wspólników (jako jeden plik PDF) jest w pełni akceptowalny. W systemie Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) po prostu załączasz dokładnie ten sam plik PDF w tym polu, jak i w polach dotyczących pozostałych uchwał (np. o zatwierdzeniu sprawozdania). Nie ma potrzeby fizycznego dzielenia jednego dokumentu na pojedyncze pliki.
Opcjonalnie / PDF

Dokument opisujący sytuację finansowo-majątkową oraz plany rozwojowe podmiotu.

Format: Plik PDF podpisany elektronicznie przez wszystkich członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji.

Warunki i podstawa prawna zwolnienia:

Spółka z o.o. nie ma obowiązku sporządzania ani składania tego dokumentu, jeśli zostaną spełnione łącznie poniższe warunki:

  • Spełnia ustawowe kryteria jednostki mikro (zgodnie z art. 49 ust. 4 ustawy o rachunkowości) lub jednostki małej (zgodnie z art. 49 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
  • Zgromadzenie Wspólników (organ zatwierdzający) podjęło uprzednio decyzję o skorzystaniu z tego uproszczenia zgodnie z art. 49c ust. 1 ustawy o rachunkowości.
  • ⚠️ KLUCZOWY TERMIN: Wspomniana uchwała organu zatwierdzającego musi zostać podjęta bezwzględnie przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego (czyli najpóźniej do dnia formalnego sporządzenia i podpisania pliku XML). Podjęcie jej dopiero na zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie jest błędem proceduralnym.
  • Spółka ujawni w informacji dodatkowej (oraz informacjach uzupełniających do bilansu w załączniku nr 4) wymagane przepisami dane dotyczące m.in. nabycia udziałów własnych.
💡
Praktyczna wskazówka (Dla małych spółek):

Zdecydowana większość małych i średnich spółek z o.o. w Polsce nie podlega temu obowiązkowi. Jeżeli Twoja spółka nie przekracza progów, zaznacz ten punkt jako spełniony, aby uzyskać 100% gotowości w podsumowaniu raportu na dole strony!

Opcjonalnie / PDF

Dokument sporządzony przez uprawnionego biegłego rewidenta oceniający poprawność rocznego sprawozdania finansowego spółki z o.o.

Format: Plik PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez biegłego rewidenta.

Warunki i podstawa prawna badania:

Spółka z o.o. podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta tylko wtedy, gdy w poprzedzającym roku obrotowym spełniła co najmniej dwa z poniższych warunków (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości):

  • Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób.
  • Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w złotych co najmniej 2 500 000 EUR.
  • Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych stanowiły równowartość w złotych co najmniej 5 000 000 EUR.
💡
Praktyczna wskazówka (Dla małych spółek):

Zdecydowana większość małych i średnich spółek z o.o. w Polsce nie podlega temu obowiązkowi. Jeżeli Twoja spółka nie przekracza progów, zaznacz ten punkt jako spełniony, aby uzyskać 100% gotowości w podsumowaniu raportu na dole strony!

Podsumowanie weryfikacji dokumentów

Poniższy raport generuje się dynamicznie na podstawie zaznaczonych pozycji kontrolnych na liście powyżej.

Rozwiązanie problemów z KSH

Robisz uchwały na ostatnią chwilę i nie masz pewności, czy są zrobione dobrze?

Dlatego zrobiłam Generator Uchwał ze Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (ZZW): kompletny protokół z 4 uchwałami zgodnymi z KSH, który wygenerujesz w 10 minut i zdążysz przed 30 czerwca.

Wypełniasz i masz pewność, że tym razem uchwały są zrobione dobrze.

Zastrzeżenie prawne / Warunki korzystania z narzędzia

Treści, kalkulatory oraz interaktywne narzędzia weryfikacyjne udostępniane w ramach niniejszego serwisu mają charakter wyłącznie edukacyjny i poglądowy. Nie stanowią one porady prawnej, opinii prawnej, porady podatkowej ani księgowej w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym czy innych właściwych przepisów prawa RP. Dokładamy najwyższej staranności, aby prezentowane zestawienia, procedury i opisy były w pełni zgodne z aktualnym stanem prawnym. Pamiętaj jednak, że każda indywidualna sytuacja gospodarcza oraz struktura korporacyjna spółki z o.o. może posiadać unikalne uwarunkowania, które wymagają indywidualnej analizy prawnej.

Przed podjęciem jakichkolwiek ostatecznych czynności rejestrowych, księgowych lub wysyłkowych w rządowych systemach teleinformatycznych (takich jak RDF czy PRS), zalecamy skonsultowanie się z wykwalifikowanym prawnikiem – specjalistą prawa spółek. Indywidualne konsultacje z adwokatem.od.spolekzoo możesz zarezerwować bezpośrednio na oficjalnej stronie sklepu: www.kancelariabil.pl/sklep .